/breadcrumb

Succesfactoren voor Business Intelligence

Lucas Johnston 2015-04-15 2016-11-29T14:38:08+01:00 https://lucasjohnston.nl/index.php/artikelen/succesfactoren-voor-business-intelligence 0 Succesfactoren voor Business Intelligence 831 De factoren die de mate van integratie in een organisatie bepalen voor BI systemen.

In dit artikel wordt een wetenschappelijk artikel samengevat met betrekking tot factoren die de mate van integratie in een organisatie bepalen, specifiek voor BI systemen (BIS). Korte termijn acceptatie en lange termijn integratie van Business Intelligence systemen zijn in zeer directe zin van belang voor de effectiviteit en winstgevendheid van de organisatie die ze gebruiken.

Aanleiding

In februari voerden Tanja Grublješič en Jurij Jaklič aan de universiteit van Ljubljana, Slovenië, een kwalitatief onderzoek uit naar factoren die het gebruik bij BI bij organisaties beïnvloeden. De auteurs willen met dit onderzoek bijdragen aan de bestaande kennis over gebruiksgedrag voor- en na implementaties van BI systemen.

BI wordt al veelvuldig gebruikt binnen organisaties als hulpmiddel voor het management. De auteurs stellen echter dat de dynamische omgeving organisaties ertoe aanzet om verdere stappen te nemen om BI systemen nog verder te integreren. Dit onderzoek biedt inzicht in welke mechanismes er bestaan die gebruiksgedrag beïnvloeden, specifiek voor BI systemen. Men wil hiermee meer mogelijkheden creëren van ‘BI-enabled’ organisaties waardoor BI uiteindelijk meer effectief kan worden toegepast. De auteurs gebruiken de term ‘BI-enabled’ om aan te geven dat effectiviteit van een organisatie gedeeltelijk afhankelijk is van- en wordt bevorderd door BI.

De onderzoekers hanteerden een getrianguleerde onderzoeksopzet waarbij semi-gestructureerde interviews werden gehouden, bestaande literatuur werd bestudeerd en (participatief) werd geobserveerd. De interviews werden afgenomen bij in totaal vijf personen met verschillende functies, werkzaam bij twee verschillende bedrijven. In de verzamelde data werd gezocht naar factoren die gebruik van BI beïnvloeden aan de hand van ‘de drie dimensies van gebruik’:

  • Intensiteit van gebruik (hoe veel wordt het systeem door de organisatie heen gebruikt)
  • Diepte van gebruik (in hoeverre wordt het systeem benut)
  • Geïntegreerdheid in de organisatie (het belang van BI bij het nemen van beslissingen binnen de organisatie)

Theoretisch kader

De auteurs hanteren een brede definitie van Business Intelligence:

“De mogelijkheid voor een organisatie effectief te handelen door middel van exploitatie van haar menselijke- en informatiehulpbronnen”.

Men omschrijft BI in dit artikel vooral door het te vergelijken met operationele informatiesystemen (IS). BI systemen zijn over het algemeen minder procesgebonden, informatie komt uit meerdere bronnen en is abstracter en er is een grotere focus op relevantie ten opzichte van accuraatheid. Een belangrijke conclusie die men hieruit trekt is dat de baten van BI meer indirect en lange termijn van aard zijn wat een negatief effect kan hebben op de perceptie van bruikbaarheid en dus acceptatie en gebruik.

Uitkomsten

Uit de analyse zijn de volgende factoren naar voren gekomen die extra relevant zijn voor integratie van Business Intelligence systemen ten opzichte van operationele systemen.

  • De heersende ‘informatiecultuur’ is bepalend aangezien er met een cultuur van transparantie, openheid en pro-actiefheid in informatiedeling een grotere vraag is naar de informatie uit het BIS. Dit maakt dat het BIS eerder geïntegreerd raakt in de organisatie.
  • De zogenaamde ‘personal innovativeness’, een samenkomst van computer- en informatiehandigheid en de wil het systeem uit te buiten is een bepalende factor. Dit ligt aan het feit dat BI gerelateerde processen minder goed gedefinieerd zijn. Bovendien wordt ‘personal innovativeness’ versterkt wanneer er sprake is van sterke externe concurrentiedruk en wedijver onder de gebruikers.
  • Relevantie van de informatie heeft een extra sterke weerslag op de mate van integratie van het BIS. Men ervaart de informatie als relevant wanneer het bijdraagt aan hun professionele effectiviteit. Het is erg belangrijk dat relevantie en andere kwaliteitsaspecten van de informatie gewaarborgd zijn vanaf het moment dat het systeem in gebruik wordt genomen. Dit heeft namelijk een direct effect heeft op de mate van acceptatie, wat alhoewel op zichzelf niet allesbepalend is voor langetermijnsucces, hier wel een essentiële voorwaarde voor is.
  • Het BIS is een instrument ter ondersteuning van managementfunctionarissen. Indien managers het BIS niet actief ondersteunen en propageren heeft dit een extra sterke negatieve weerslag op de algemene bereidheid het BIS te gebruiken.
  • Het proces van integratie van het BIS is wederkerig in de zin dat er een zekere mate van ‘management maturity’ benodigd is voor effectief gebruik van het BIS, maar dat het gebruiken van BIS tegelijkertijd deze ‘management maturity‘ bevordert.
  • Aangezien het gebruik van BIS een meer vrijblijvend en minder gestructureerd karakter heeft wordt sociale invloed een meer belangrijke factor in het integreren van BIS in de dagelijkse routines. In gebruik van BIS worden resultaten minder snel zichtbaar in vergelijking met operationele systemen wat kan reflecteren op het imago van gebruikers.

Nieuwe systemen kunnen in ongebruik raken, zelfs wanneer hiervoor in de eerste instantie goede acceptatie bestond. De auteurs verwijzen naar Bharachatterjee (2001), om aan te geven dat gebruikers na initiële acceptatie hun gedrag veranderen wat zal leiden tot het uiteindelijke succes of mislukking van een systeem. Uit dit oogpunt benadrukken de auteurs dat de hierboven genoemde aspecten voor BI specifiek bepalend zijn voor lange termijn succes.

Referenties

Bhattacherjee, A. "Understanding Information Systems Continuance: An Expectation Confirmed Model" MIS Quarterly, 25(3), 2001, 351-370

Grublješič, T., & Jaklič, J. (2014). "Conceptualization of the Business Intelligence Extended Use Model" Ljubljana: University of Ljubljana, Faculty of Economics

Reactie toevoegen